CARA MEMBUAT MAIL MERGE

Langkah-langkah :

Langkah 1 : Siapkan data Excel

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah menyiapkan data yang berisi nama dan alamat di Microsoft Excel.

Simpan file excel di komputer dan ingat lokasi penyimpanannya jangan sampai lupa, file excel ini akan dihubungkan dengan surat di Microsoft Word.

Langkah 2 : Buat Surat di Ms. Word

Selanjutnya setelah menyiapkan data di Ms. Excel adalah membuat surat di Ms. Word.

Isi surat akan diambil datanya dari Ms. Excel yang dihubungkan dengan menggunakan fitur Mail Merge.

Langkah 3 : Aktifkan Fitur Mail Merge

Langkah-langkahnya sebagai berikut:

a. Buka surat di Microsoft Word.

b. Pilih menu Mailing > mail merge > leters

c. Setelah itu Pilih menu Mailing > Select Recipients >Use existing List...

d. Kemudian pilih file excel yang berisi data undangan yang sudah disiapkan sebelumnya

e. Selanjutnya Arahkan kursor di bagian yang ingin diisi dengan data dari Excel.

 Untuk mengisi Nama, letakan kursor di bawah tulisan Kepada Yth, hapus jika ada tulisan disana, lalu pilih menu Mailing > Insert Merge Field > pilih Nama., sehingga muncul  <<Nama>>

 Untuk Mengisi Alamat, letakan kursor di bawah tulisan Di, hapus tulisan disana jika ada, lalu pilih menu Mailing > Insert Merge Field > pilih Alamat, sehingga akan muncul  <<Alamat>>

Sampai langkah di atas, proses Mail Merge menghubungkan surat di Ms. Word dengan data Excel sudah berhasil.

Langkah 4 : Cetak / Print Surat

Jika proses di atas selesai dilakukan, langkah selanjutnya adalah mencetak surat undangan mail merge.

Untuk mencetak surat undangan yang menggunakan mail merge caranya adalah sebagai berikut:

Cara 1:

Pilih menu Mailing > Finish & Merge > Edit individual document.

Maka akan terbuka dokumen baru yang berisi sejumlah lembar dokumen dengan data nama dan alamat penerima berbeda-beda, anda bisa mengeditnya jika diperlukan.

Anda bisa melakukan print disana dengan memilih menu File > Print.